Zusammenfassung
Die täglich wiederholenden Aufgaben des Rechnungen scannen, Belegarchivierung und die Verarbeitung sowie die Visierung der Zahlläufe aller Geschäftsbereiche der Saphir Group AG, stellten für die Finanzbuchhaltung in der Vergangenheit einen nicht zu unterschätzenden wiederkehrenden manuellen Aufwand dar.
Im ABACUS mussten Kreditorenrechnungen hochgeladen, physisch alphabetisiert und zwischenarchiviert werden. Wöchentlich wurden Zahlläufe erstellt und mit den digitalisierten Belegen verknüpft. Zusätzlich galt es die jeweiligen Visierer zu informieren und den Fortschritt der Freigaben zu kontrollieren.
Seit kurzem unterstützt Saphir Cyber, so der Name der Saphir RPA Plattform, die Finanzbuchhaltung bei der Verarbeitung der Zahlläufe. Die digitale Prozessautomatisierung auf Basis von RPA im Zusammenspiel mit einer Workflow App entlastet dabei nicht nur die Mitarbeiter, sondern stellt zudem auch sicher, dass die einzelnen Prozessschritte zeitnah ausgeführt werden und dass dabei nichts vergessen geht.
Highlights
Kundenstimme
Unsere RPA Lösungen helfen uns dabei unsere Effizienz zu steigern durch das wir einfachere repetitive administrative Aufgaben an der Roboter übergeben.
Aus meiner Perspektive ein Gewinn für alle, der Mitarbeiter wird befreit von einfachen repetitiven Aufgaben und wir als Unternehmen gewinnen Effizienz damit wir kompetitiv am Markt bleiben.
J. Kroeze, CFO, Saphir Group AG
Prozessablauf
- 1
RPAHochladen Rechnungs-PDFs ins ABACUS
- 2
ERPAutomatisches Auslesen Rechnungsdaten
- 3
ERPManuelle Prüfung und Verbuchung
- 4
RPAErstellen Zahlläufe, herunterladen Belege
- 5
APPManuelles Sichten und Genehmigen Zahlungsläufe
- 6
RPAErstellen Zahlungsdatei und Mail an Visierer mit Bestätigungslink
- 7
ERPManuelle Prüfung der Zahlungsdatei durch Visierer
- 8APPManuelle Bestätigung der Visierung
- 9
RPAAbschliessen des Zahllaufs
- 10
APPManuelle Prüfung auf Vollständigkeit der Zahlläufe
