Zusammenfassung
Wie bei vielen Unternehmen werden bei Saphir Rechnungen vermehrt elektronisch via Mail versendet. Teilweise sollen die Rechnungen oder damit in Verbindung stehende weitere Unterlagen (Nachweise) zusätzlich auf kundenspezifische File Share Portale hochgeladen werden.
Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, sollte mit UiPath eine Automatisierung realisiert werden, welche den Versand von Rechnungen via Mail in verschiedenen Variationen erledigt (mit Anhängen zusammengefasst, Anhänge als Einzeldateien, ohne Anhänge, usw.).
Die Automatisierung sollte für bestimmte Kunden erweitert werden, damit für diese weiteren Folgeaktionen ausführt werden, wie zum Beispiel weitere Dateien aufgrund von Daten in den Rechnungen zu suchen und auf einen File Share hochzuladen.
Erhöhte Kundenzufriedenheit durch konsistenten Versand von Rechnungen und Anhängen
Reduzierter Aufwand zum Zusammenfügen und Versenden von unzähligen Einzeldokumenten
Highlights
Kundenstimme
Durch die Prozessautomatisierung mit UiPath ist es uns möglich, die Kundenwünsche mit unseren Qualitätsansprüchen umzusetzen. Unsere Mitarbeiter stellen lediglich die Daten bereit und der Roboter kümmert sich um alles andere.
Durch den Roboter erhalten unsere Kunden ihre Rechnungen mit den Unterlagen in der gewünschten Form, wir sparen Zeit und Geld, eine Win-win-Situation. Indem keine Papierrechnungen mehr ausgedruckt werden, wird auch die Umwelt positiv beeinflusst.
J. Kroeze, CFO, Saphir Group AG
Prozessablauf
- 1RPADer Roboter liest mehrmals täglich eine Excel Datei aus, welche die aktuelle Konfiguration pro Kunde enthält
- 2RPADer Roboter lädt die relevanten Projektstammdaten aus dem Abacus und speichert diese lokal in der Datenbank
- 3RPADer Roboter fasst je nach Konfiguration für den jeweiligen Kunden die Rechnungen und Anhänge zusammen und sendet diese an die definierten Mail-Adressen
- 4RPAFür bestimmte Kunden werden nun weitere Informationen aufgelöst und weitere Dateien (zum Beispiel Rechnungs-Nachweise) gesucht und auf eine File Share Plattform hochgeladen
- 5RPADas zuständige Team erhält täglich einen Report, welcher alle relevanten Informationen der Verarbeitung enthält
- 6APPÜber eine App können fehlerhaft verarbeitete Rechnunge angezeigt und zum Beispiel nach Bereinigung der Stammdaten, per Mausklick noch einmal zur automatischen Verarbeitung an den Roboter übergeben werden
