Zusammenfassung

Das Bethesda Spital hatte den Wunsch, die Qualität und Aktualität der internen Ärztestammdaten zu verbessern. Übergeordnete Ziele waren dabei, die Effizienz administrativer Prozesse zu steigern, welche auf diesen Daten aufbauen, sowie zielgerichtetere Marketing-Aktivitäten zu ermöglichen.

Als Grundlage für die Ärztestammdaten sollten dabei zukünftig Datensätze dienen, welche Bethesda bei einem Drittanbieter einkauft. Anhand dieser eingekauften Marketing-Daten, sollte initial eine Bereinigung der vorhandenen Stammdaten im Bethesda Navision System stattfinden. Nach der initialen Bereinigung, sollte zudem ein permanenter Abgleich stattfinden, um die Daten im Navision auf Basis der externen Daten stets aktuell zu halten.

Um den zeitaufwendigen Prozess für die initiale Bereinigung und die fortlaufende Synchronisierung weitestgehend zu automatisieren, wurde in Zusammenarbeit mit der Ikava eine UiPath Robotic Process Automation Lösung aufgebaut, welche diese Aufgaben übernimmt.

Die so realisierten Bots beziehen nun permanent die neuesten Stammdaten vom externen Zulieferer, prüfen diese nach einem von Bethesda definierten Schema und führen die notwendigen Anpassungen in den Stammdaten im Navision aus (ändern, neu anlegen, löschen).

Das Bethesda Spital hat damit nun stets aktuelle Ärztestammdaten für die internen Prozesse zur Verfügung und das mit einem Minimum an manuellem Aufwand.

Initiale Bereinigung innert einer Woche

60 Sek. pro Ärzte-Stammsatz

Highlights

  • Durchgängige Nachvollziehbarkeit durch detaillierte Auflistung der Updates (vorher / nachher)
  • Frei definierbare Logik für Abgleiche und Updates auf Feldebene

  • Aussteuerung zur manuellen Nachkontrolle bei bestimmten definierten Datenkonstellationen

Kundenstimme

Die Qualität der Ärztestammdaten bleibt eine Daueraufgabe. Dabei gilt es, vielfältige Informationsquellen optimal zu nutzen. Das kostet viel Zeit und meist auch Nerven. Dank der erfolgreichen Prozessautomatisierung mit Hilfe von Ikava konnten wir die Stammdatenqualität deutlich verbessern und unser Personal von repetitiven Tätigkeiten entlasten.

Marcial Hofer, Leiter Zuweiserservices, Bethesda Spital

Prozessablauf

  • 1

    RPAAuslesen der externen Referenz-Daten (Mail / Excel) und speichern der zu verarbeitenden Datensätze im Ikava On-Premise Data Service

  • 2

    RPAEinlesen von Steuer-Daten aus vom Fachbereich gepflegten Excels (z.B. Mapping-Tabellen für Ärzte-Titel)

  • 3

    RPAAnreicherung / Validierung der Daten anhand verschiedener Web Portale (HIN, SASIS)

  • 4
    RPANeuanlage oder Mutation des Adressstammsatzes im Navision basierend auf den zuvor validierten Daten und fix definierten Ableitungsregeln
  • 5
    RPAAlle relevanten Informationen der Verarbeitung werden in einem Report festgehalten inkl. der ursprünglichen angefragten und den final validierten Daten