Das Seniorenzentrum Aumatt (SZA) ist eine gemeinnützige Stiftung mit Sitz in Reinach BL. Hier finden pflegebedürftige wie auch selbständige Betagte – in erster Linie Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde Reinach – ein Zuhause in familiärer, von Respekt getragener Atmosphäre.

Ausgangslage

Nebst vielen weiteren Dienstleistungen bietet das SZA auch Tagesbetreuungen an. Diese bieten älteren Menschen, die eine gewisse Betreuung nutzen möchten, jedoch keine stationäre Pflege benötigen, ein maßgeschneidertes und vielfältiges Tagesprogramm.

Die individuellen Leistungen und Abrechnungsmodalitäten werden täglich pro betreuter Person in einem Excel erfasst. Dies umfasst unter anderem, ob eine Person ganztags oder nur halbtags das Programm nutzt, ob ein Fahrdienst in Anspruch genommen wird oder ob ein Mittagessen konsumiert wird.

Diese Daten wurden in der Vergangenheit für die Abrechnung dann manuell Tag für Tag und Person für Person aus dem Excel in das ERP-System (Lobos) übernommen.

Automatisierung

Zwecks Automatisierung dieser repetitiven, mühsamen und fehleranfälligen Datenübernahme, nutzt das SZA seit Kurzem eine in Zusammenarbeit mit der Ikava entwickelte Automatisierung auf Basis der SZA UiPath Robotic Process Automation Plattform.

Jede Nacht prüft der Bot, ob ein Tag für die Übernahme durch die Leitung der Tagesbetreuung als bereit markiert wurde. Wenn ja, werden die Daten aus dem Excel gemäss einer definierten Logik validiert und dann entsprechend ins Lobos ERP übernommen.

Täglich erfolgt ein Report der übernommenen Daten inkl. Hinweise für notwendige manuelle Eingriffe, wenn zum Beispiel eine Person aus dem Excel noch nicht im Lobos erfasst war.

Die Leitung der Tagesbetreuung kann damit weiterhin mit dem ihnen vertrauten und tief in den aktuellen Prozess eingebetteten Excel für die Planung und Protokollierung der Tagesbetreuungen arbeiten. Der Bot kümmert sich um den Medienbruch und die Übernahme der Daten ins Lobos ERP.

In Summe eine einfache und schnell realisierte Automatisierung, welche dem SZA aber unzählige Stunden mühsamer manueller Bildschirmarbeit erspart. Zusätzlich wurde die Qualität der Erfassung und damit auch die Vollständigkeit der Abrechnungen verbessert.