Ausgangslage

Im Seniorenzentrum Aumatt (SZA) wurde schon immer grossen Wert auf Sauberkeit und Hygiene gelegt. Daher sind tägliche, teils mehrfache Reinigungen von Einrichtungen wie Toiletten, Duschen und Oberflächen jeder Art von grosser Bedeutung. Bisher wurden diese Reinigungen manuell in papierbasierten Listen erfasst, was das Protokollieren und Kontrollieren der Reinigungszyklen aufwändig und umständlich gestaltete. Um den Prozess der Reinigungsdokumentation und der Reinigungsvalidierung zu automatisieren und Genauigkeit sowie Effizienz zu verbessern, suchte das SZA nach einer innovativen Lösung.

Lösung

(Lieber als Video anschauen?)

Mit dem Projekt «Sparkle» und einer gleichnamigen Microsoft Power basierten Mobile-App wurde in Zusammenarbeit mit der Ikava eine vollautomatisierte Lösung realisiert. Diese App ermöglicht es den Kolleginnen und Kollegen des Hausdienstes, die Reinigung von beliebigen Räumen und Objekten via QR-Code-Scans zu dokumentieren. Zudem besteht die Möglichkeit, Mängel wie zum Beispiel fehlende Seifen oder Beschädigungen direkt via App den Verantwortlichen mitzuteilen. Dadurch entfällt der bisher papierbasierte Informationsaustausch und entsprechende Mängel können noch zeitnaher behoben werden. Die erfolgten Reinigungen sowie die gemeldeten Mängel werden in einem allabendlichen Bericht aufgelistet und automatisch an die zuständigen Personen gesendet, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Reinigungsprozesse zu gewährleisten.

Die Lösung kombiniert die Microsoft Power Plattform mit der UiPath RPA (Robotic Process Automation) Lösung. Dabei steht den Mitarbeitenden des Hausdienstes die bereits erwähnte «Sparkle» App innerhalb der Power Plattform direkt auf ihren mobilen Endgeräten zur Verfügung. Die Stammdatenpflege und die Dokumentation der Bewegungsdaten erfolgen in bereits im Unternehmen bekannten SharePoint-Listen. Diese integrierte Lösung war vollständig mit den im SZA bereits vorhandenen Business Premium M365 Lizenzen umsetzbar und verursacht daher keine zusätzlichen laufenden Kosten.

Der ebenfalls bereits im SZA lizenzierte UiPath-Bot erstellt anhand der im Sharepoint definierten Stammdaten die notwendigen QR-Codes im PDF-Format für den Ausdruck auf dem Etikettendrucker. Eine strukturierte vollautomatische Ablage garantiert, dass alle QR-Codes übersichtlich und leicht auffindbar abgelegt sind.  Zudem aggregiert und analysiert der Bot fortlaufend die erfassten Bewegungsdaten und erstellt automatisch Berichte und Mängelmeldungen, die per E-Mail an die in den Stammdaten festgelegten Empfänger gesendet werden.