Zusammenfassung
Über CKW
Die CKW-Gruppe ist eine führende Schweizer Anbieterin integrierter Energie- und Gebäudetechniklösungen. Seit 130 Jahren versorgt das Unternehmen seine mittlerweile über 200’000 Endkunden aus den Kantonen Luzern und Schwyz mit klimafreundlichem Strom und Fernwärme. Hinzu kommen schweizweit innovative Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen Elektro, Photovoltaik, Wärmetechnik, E-Mobilität, Gebäudeautomation, ICT-Lösungen sowie Security. Damit unterstützt CKW ihre Kundinnen und Kunden bei der Reduktion des CO2-Ausstosses.
Ausgangslage
Die Pronovo AG ist die akkreditierte Zertifizierungsstelle für die Erfassung von Herkunftsnachweisen und die Abwicklung der Förderprogramme für erneuerbare Energien des Bundes. Pronovo meldet dem Verteilnetzbetreiber (CKW) per Mail, dass ein für ihn relevantes Gesuch für eine Einmalvergütung auf dem Pronovo Webportal bereitgestellt ist. CKW überprüft die Angaben im Gesuch anhand der technischen Stammdaten im SAP-ISU. Dabei werden Details wie die installierte Leistung der Photovoltaikanlage, der Standort, die Anlagennummer und andere relevante Informationen validiert. Diese Überprüfung ist essenziell, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig sind, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Die Gesuchnummer, die von Pronovo vergeben wurde, wird wiederum im jeweiligen Stammsatz im SAP-ISU eingepflegt. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung und Bearbeitung des Förderantrags.
Nach der Überprüfung ergänzt CKW im Pronovo Webportal ein spezifisches Formular zur Anfrage mit den validierten Werten aus dem SAP-ISU. Zu den einzugebenden Werten gehören unter anderem die Zählerseriennummer, der relevante Zählpunkt, sowie Angaben zur Lastgangmessung und Periodizität der Energiedatenlieferung.
Der gesamte Prozess stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die aktuellen und validierten Daten haben und diese im Kontext des Antragsprozesses korrekt zugeordnet sind.
Automatisierung
In Zusammenarbeit mit Ikava sollte dieser Prozess der Datenvalidierung und -Ergänzung nun weitestgehend automatisiert werden. Ikava hat dazu in Zusammenarbeit mit den Fachverantwortlichen der CKW zuerst die entsprechenden Regeln und Abläufe für die automatisierte Verarbeitung im Rahmen eines Workshops definiert. Danach wurde auf der Basis der UiPath Robotic Process Automation (RPA) Plattform die Automatisierung umgesetzt.
Der RPA-Bot liest nun fortlaufend die Meldungen von Pronovo, zieht sich die relevanten Daten aus dem Pronovo Webportal, gleicht diese gemäss den definierten Regeln mit dem SAP ab und ergänzt die notwendigen Informationen im Antrag wiederum im Pronovo Webportal. Die Mail selbst wird im ServiceNow zwecks Nachvollziehbarkeit der jeweiligen Verbrauchstelle angehängt.
Ein tägliches Reporting der durchgeführten Aktionen, sowie der gemäss den Regeln definierten Ausnahmefälle für die manuelle Verarbeitung, runden den automatisierten Prozess ab.
Mit der RPA-Lösung konnte die Effizienz und Datenqualität im gesamten Antrags- und Förderverfahren weiter erhöht werden und die Fachpersonen bei der CKW freuen sich, dass sie diese zeitaufwendige und eintönige Arbeit an ihren digitalen Helfer übergeben konnten.
300 Gesuche / Monat
360 Std. weniger Aufwand / Jahr
Highlights
Kundenstimme
Durch die Implementierung der UiPath RPA-Lösung konnten wir eine deutliche Verbesserung erzielen. Gesuche werden jetzt innerhalb eines Tages bearbeitet, während dies zuvor mehrere Tage oder sogar Wochen in Anspruch nahm.
Dank des automatisierten Systems erhalten wir sofort Rückmeldungen über den Status jedes Gesuchs, was die Effizienz erheblich steigert.
Die Zusammenarbeit mit der Firma Ikava war exzellent. Sie boten uns schnelle Unterstützung und Lösungen, ohne dass wir auf Drittsysteme angewiesen waren. Wir wurden stets über den Fortschritt informiert und konnten uns auf eine zuverlässige und kompetente Umsetzung verlassen.
P. Petermann, Leiter Netzanschlussverfahren, CKW AG
Prozessablauf
- 1RPAAuslesen neuer Pronovo-Mails aus Mailbox. Pro Mail wird ein Auftrag zur Verarbeitung durch den Bot mit den relevanten Daten aus der Mail und aus dem dazugehörigen Fall im Pronovo Webportal erstellt.
- 2RPAPro Auftrag wird vom Bot im SAP die jeweilige Anlage gesucht und die relevanten Daten (Messpunkt Produktion, Eigenverbrauch, Überschuss, Zählernummer, Zählerformel, Kontaktdaten) ausgelesen. Anschliessend wird die Gesuchnummer im Stammsatz zur Anlage im SAP erfasst.
- 3RPADas jeweilige Mail wird zusätzlich im ServiceNow in der zugehörigen Verbrauchstelle abgelegt.
- 4RPADer Bot öffnet den Fall im Pronovo Webportal erneut und trägt die relevanten Daten aus dem SAP zu dem Antrag ein.
- 5RPATäglich wird ein Report versendet mit den erledigten und den noch zu verarbeitenden Fällen. Ebenfalls beinhaltet der Report vom Bot ausgesteuerte Fälle, welche aufgrund der definierten Logik manuell zu verarbeiten sind.
