Ausgangslage

Verschiedene Artikel, wie zum Beispiel Prothesen, werden in der Lindenhofgruppe direkt von den Operationsbereichen bestellt.

Die jeweiligen Lieferanten senden dann Ihre Rechnungen an die zentrale Rechnungsverarbeitung. Die Rechnungsdaten werden vom Vendor Invoice Management System (ELO Invoice) ausgelesen und in den Prüf- und Freigabe-Workflow gegeben. Der Workflow bedingt, dass für die Rechnungen eine entsprechende Bestellung im ERP (Navision) vorhanden ist (3-Way-Match), was aber bei diesen direkt vom Fachbereich bestellten Artikeln eben nicht der Fall ist.

Die den Rechnungen entsprechenden Bestellungen müssen nachgelagert zum Rechnungseingang immer manuell im Navision noch angelegt werden. Die manuelle Bestellerfassung anhand der Rechnungsdaten ist dabei nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, was zu Verzögerungen oder Fehlern im Faktura-Prozess führen kann.

Lösung

Um den gesamten Prozess weiter zu optimieren, wurde in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und des Digital Hub Teams der Lindenhofgruppe sowie Ikava eine Automatisierung auf Basis der UiPath Robotic Process Automation (RPA)-Plattform realisiert, welche die manuelle Erfassung der Bestellungen anhand der ausgelesenen Rechnungsdaten im Navision übernimmt.

Da dies die erste Anwendung von RPA im Unternehmen war, entschied man sich für einen klar abgegrenzten Piloten, welcher in einem ersten Schritt die Rechnungen eines der volumenmässig grössten Lieferanten verarbeiten sollte.

Der Bot bezieht die Rechnungsdaten aus einem Export vom ELO-System und liest zusätzlich noch die Positionsdaten aus den ebenfalls abgelegten Rechnungs-PDFs.

Es folgen verschiedene Prüfungen und schlussendlich die Erfassung der Bestellung zur Rechnung im Navision. Bei der Erfassung prüft der Bot zusätzlich noch auf Meldungen vom Navision, wie zum Beispiel, wenn eine Artikelnummer nicht gefunden werden kann. Werden solche Ausnahmen detektiert, werden diese Bestellungen mit den vorerfassten Daten zur manuellen Prüfung und Korrektur offen gelassen und auf dem täglichen Report vom Bot an den Fachbereich aufgeführt.

Erfassungen ohne Ausnahmen werden direkt im Navision bestätigt und die dazugehörige Rechnung im ELO für die Weiterverarbeitung freigegeben.

Ergebnis und Ausblick

Die Fachabteilung reagierte durchweg positiv auf die Implementierung und zeigte sich beeindruckt von der reibungslosen Integration der Automatisierung in den Arbeitsalltag. Diese Routineaufgabe, die zuvor zeitaufwändig und fehleranfällig war, konnte durch die RPA-Lösung innert kürzester Zeit signifikant beschleunigt und nahezu ohne menschliches Zutun fehlerfrei abgewickelt werden. Dies führte zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden.

Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Piloten bieten eine solide Grundlage für die Skalierung der RPA-Technologie auf weitere Prozesse und Abteilungen innerhalb der Lindenhofgruppe.