Ausgangslage

Die Augenarzt-Praxisgemeinschaft Gutblick AG ist eine Erfolgsgeschichte. Aus einer Einzelpraxis in Wetzikon ist in den letzten zehn Jahren ein Praxisverbund für ambulante Augenmedizin entstanden. Hohe Qualitätsansprüche, fachliche Expertise und ganz besonders die menschlichen Qualitäten der Mitarbeiter:innen stehen seit jeher im Fokus der Unternehmensentwicklung.

Damit die Standorte jeweils optimal auf die Kundenbesuche mit Operationen vorbereitet sind, werden immer einige Tage vorher vor Ort die für den jeweiligen Patienten relevanten Informationen in einem sogenanntes «OP-Mäppli» aufbereitet. Dazu werden aus der eingesetzten Branchensoftware unterschiedlichste Dokumente und Screenshots in einem PDF zusammengefasst und auf einem internen Cloud Drive abgelegt. Durch die nach Agenden und Tagen aufgeteilte Ordnerstruktur, haben die Fachpersonen vor Ort am OP-Tag dann schnell die relevanten Informationen direkt gesammelt zur Hand.

So wichtig diese ca. 450 erstellten OP-Mäppli pro Monat für den reibungslosen Betrieb und die hohe Qualität der Dienstleistung am Kunden sind, so aufwendig ist deren manuelle Zusammenstellung. Alle Dokumente und Screenshots müssen einzeln aus der Branchensoftware exportiert und dann in der richtigen Reihenfolge in einem PDF zusammengefasst werden.

Automatisierung

Um die Standorte von dieser aufwendigen und repetitiven Aufgabe zu entlasten, wurde in Zusammenarbeit mit der Ikava eine auf der UiPath Plattform basierte RPA-Lösung entwickelt.

Der UiPath Bot bezieht dazu selbständig die anstehenden OP-Termine aus der Branchensoftware. Dann sucht sich der Bot für jeden Termin die gemäss Regelwerk definierten relevanten Dokumente zusammen und ergänzt diese noch mit verschiedenen Screenshots aus der Applikation. Für das Beziehen der relevanten Daten, der Dokumente sowie der Screenshots aus der Branchensoftware kombiniert der Bot Schnittstellenabfragen (APIs) mit direkter Ansteuerung der grafischen Oberfläche der Applikation.

Durch die quasi unbegrenzte Flexibilität der UiPath Plattform, welche es erlaubt den Prozess punktgenau auf die Anforderungen des Unternehmens anzupassen, konnten jegliche Sonderregeln, Filter, zeitliche Abgrenzungen und Sortierungen umgesetzt werden, damit die OP-Mäppli in der gewohnten Qualität automatisch vorbereitet werden können.

Ein täglicher Report pro Standort gibt zudem Aufschluss, wenn allfällige Pflichtdokumente nicht gefunden wurden, so dass in solchen Fällen nochmals manuell nachgeprüft und allenfalls nachgebessert werden kann.

Ausblick

Die Automatisierung der OP-Mäppli ist einer von mehreren Prozessen, welche die Augenarzt-Praxisgemeinschaft Gutblick AG auf der Basis der UiPath Plattform und in Zusammenarbeit mit der Ikava dieses Jahr bereits automatisiert hat.

Aufgrund der bisherigen Erfolge bei der Reduktion operativer Aufwände durch den Einsatz der RPA-Lösung, wurde diese neue Technologie sehr gut im Unternehmen angenommen und weitere Automatisierungen sind bereits in Planung.