Dokumenten-
workflow
«Mit der neuen Lösung konnten wir den administrativen Aufwand in der Bewohneradministration sowie bei unseren RAI- und Pflegeexpertinnen und -experten deutlich reduzieren. Die gewonnene Zeit kommt direkt unseren Bewohnerinnen und Bewohnern zugute»
Johan Kroeze, Leiter IT, Finanzen & Services
Details
Kunde: Seniorenzentrum Aumatt Reinach
Web: sz-aumatt.ch
Tech: RPA, Apps
Plattform: MS Power, UiPath
Systeme: Sharepoint, Lobos, Outlook
Executive Summary
Im Seniorenzentrum Aumatt müssen regelmässig Pflegebedarfsmeldungen, Rezepte und weitere medizinische Dokumente zwischen Mitarbeitenden, Ärzten, Krankenkassen und Apotheken ausgetauscht werden. Die manuelle Koordination der Dokumente, Rückmeldungen und Fristen verursachte einen hohen administrativen Aufwand. Gemeinsam mit Ikava wurde deshalb ein durchgängiger digitaler Dokumentenworkflow entwickelt.
Eine Microsoft Power App schafft Transparenz über alle laufenden Fälle. UiPath Robotic Process Automation RPA Lösung übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie den Dokumentenversand, die Fristenüberwachung, Erinnerungen und die Ablage.
Das Resultat
Ein transparenter und durchgängiger Dokumentenworkflow, weniger administrativer Aufwand und mehr Zeit für die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner.
Ausgangslage
Im Pflegealltag entstehen regelmässig Dokumente, die an verschiedene Stellen gesendet, geprüft und anschliessend abgelegt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise Pflegebedarfsmeldungen, Medikamentenlisten und Rezepte.
Je nach Bewohner sind unterschiedliche Hausärzte, Krankenkassen, Apotheken und Rechnungsempfänger beteiligt. Rückmeldungen treffen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein. Bleibt eine Antwort aus, muss nachgefasst werden. Nach der Prüfung müssen die finalen Dokumente an die richtige Stelle weitergeleitet und im Bewohnerdossier abgelegt werden.
Der bisherige Prozess erforderte deshalb viel manuelle Koordination:
Herausforderung
Die Mitarbeitenden mussten jederzeit wissen:
Die Vielzahl der Beteiligten und die unterschiedlichen Bearbeitungszeiten machten die Nachverfolgung aufwendig.
Gleichzeitig sollte die bestehende Fachapplikation Lobos weiterhin genutzt werden. Gesucht war deshalb keine neue Insellösung, sondern ein digitaler Dokumentenworkflow, der sich in die vorhandene Systemlandschaft integriert.
Ziel war es, den gesamten Prozess vom Start eines Dokumentenfalls bis zur finalen Ablage digital zu steuern und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren.
Lösung
Phase 1: Analyse und Konzeption
Ein klarer Anforderungskatalog als Basis für die Umsetzung:
Ziel war es, nicht nur einzelne Aufgaben zu automatisieren, sondern den gesamten Ablauf durchgängig zu gestalten.
Phase 2: Zentrale Arbeitsoberfläche mit Microsoft Power Apps
Eine Microsoft Power App dient den Mitarbeitenden als zentrale Arbeitsoberfläche.
Die benötigten Bewohnerdaten werden aus Lobos übernommen. Dadurch müssen bereits vorhandene Informationen nicht erneut eingegeben werden.
Phase 3: Automatisierung mit UiPath
Im Hintergrund übernimmt UiPath die wiederkehrenden Arbeitsschritte.
Die Automatisierung übernimmt die Routine. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den Mitarbeitenden.
Phase 4: Integration in die bestehende Systemlandschaft
Für den durchgängigen Workflow wurden bestehende Anwendungen miteinander verbunden:
So konnte der Dokumentenprozess digitalisiert werden, ohne die bestehende Fachapplikation zu ersetzen.
Automatisierte Prozesse im Überblick _
Der digitale Workflow automatisiert damit nicht nur eine einzelne Aufgabe. Er steuert den gesamten Ablauf vom Start eines neuen Dokumentenfalls bis zum Abschluss.
Ergebnisse
Die Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden nachhaltig und schafft mehr Zeit für die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner.
Business Impact _
Warum Ikava ?
Ikava betrachtet nicht nur einzelne Aufgaben, sondern den gesamten Prozess. So entstehen Lösungen, bei denen Technologie die Routine übernimmt und Mitarbeitende dort eingebunden bleiben, wo ihre fachliche Beurteilung erforderlich ist.
Erfahrung in der Automatisierung systemübergreifender Prozesse
Integration in die bestehende Systemlandschaft
Kombination von zentraler Arbeitsoberfläche und automatisierten Abläufen
Fokus auf durchgängige Prozesse statt isolierte Einzellösungen
Möchten Sie Ihren Dokumenten-Workflow automatisieren?
Wir zeigen Ihnen, wie sich dokumentenbasierte Prozesse über mehrere Personen und Systeme hinweg digitalisieren und automatisieren lassen.
