Mailverteilung
Aus Projektsicht war die Zusammenarbeit mit Ikava stehts transparent und zielführend. Die Zeitachsen und Verantwortlichkeiten waren klar und somit konnten wir zusätzliche Phasen innerhalb des Projekts schnell angehen. Der Prozess konnte so standardisiert und bestmöglich automatisiert werden.
D. Preite, Master Data Manager
Details
Ausgangslage
Eine effiziente und zeitnahe Kommunikation ist in der Geschäftswelt entscheidend. Traditionelle Mailverteilungsprogramme stossen oft an ihre Grenzen und sind in ihrer Anpassungsfähigkeit eingeschränkt.
Maagtechnic AG sah sich mit verschiedenen Schwierigkeiten in der Verwaltung der E-Mail-Kommunikation von geteilten Mailboxen konfrontiert, wie z.B. mangelnde Flexibilität bei der Anpassung an Mitarbeiterverfügbarkeiten und organisatorische Veränderungen sowie einen hohen Zeitaufwand für die Verwaltung von Verteilerlisten.
Automatisierung
Als Lösung der genannten Herausforderungen wurde eine RPA Automatisierung implementiert, um eine effiziente und flexible E-Mail-Verteilung zu ermöglichen, die sich an die Anwesenheit und Verfügbarkeit der Mitarbeiter anpasst und eine volumenmässig gerechte Verteilung der E-Mails sicherstellt.
Die Mail-Empfänger und deren zeitliche Verfügbarkeit pro Tag werden dabei pro Postfach in einem einfach zu handhabenden Excel durch die Fachbereiche selbständig gepflegt. Die Steuerung über ein Excel wird oft als eine effektive und flexible Lösung zur Konfiguration von RPA-Lösungen eingesetzt.
Die RPA-Mailverteilung führte zu einem optimierten Kommunikationsfluss, effizienter Informationsweitergabe, reduziertem Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben und erhöhter Flexibilität bei Anpassungen im Personalbestand.
Im Vergleich zu herkömmlichen Mailverteilungsprogrammen ermöglicht die RPA-basierte Lösung eine schnellere und effizientere Reaktion auf Veränderungen im Geschäftsumfeld und eine beschleunigte, sachgerechte Bearbeitung der Emails durch die entsprechenden Mitarbeiter.
Besonderheiten _
Prozessablauf _
- Excel: Mutieren der aktiven Mitarbeiter und deren Verfügbarkeit auf Stundenbasis
- RPA: Ziehen aller Emails nach Postfächern via direkter Azure API Anbindung
- RPA: Berechnung der zu verteilenden Emails pro Mitarbeiter und Postfach anhand der definierten Verfügbarkeiten
- RPA: Verteilung und Weitersenden der Emails an aktive Mitarbeiter nach jeweiligem Fachbereich
- RPA: Versenden eines Reports zu einem definierten Zeitpunkt mit Details zu allen weitergeleiteten Emails
