Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist eine Methodik, die sich darauf konzentriert, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen kontinuierlich zu verbessern. Es ist eine systematische Herangehensweise an die Optimierung von Prozessen, die darauf abzielt, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und das Geschäftsergebnis zu verbessern.

KVP und Robotic Process Automation (RPA) können voneinander in vielfältiger Weise Nutzen ziehen. Oft sind die entsprechenden Initiativen aber organisatorisch schlichtweg an verschiedenen Stellen im Unternehmen aufgehängt, wodurch sich die Verantwortlichen gar nicht bewusst sind, dass hier eine gegenseitige Unterstützung einen wesentlichen Mehrwert generieren könnte.

Sind entsprechende Programme im Unternehmen vorhanden, sollten folgende potenzielle Synergien daher zumindest einmal angedacht werden.

KVP nutzt um Verbesserungspotenziale in den Prozesse zu identifizieren und vor Allem zu quantifizieren im optimalen Fall Daten. Oft ist es aber gar nicht so einfach an die benötigten Daten heranzukommen, da diese entweder bisher gar nicht erhoben oder aufbewahrt wurden.

Die Automatisierung eines Prozesses setzt derweilen in der Regel voraus, dass Daten zu dem Prozess in strukturierter Form vorliegen, um somit von den Bots überhaupt verarbeitet werden können. Nichts liegt näher als diese Daten, welche für die Verarbeitung sowieso genutzt werden, in irgendeiner strukturierten Form zu persistieren (zum Beispiel mit Hilfe eines Data Services), um diese später für verschiedene Analysen verfügbar zu machen.

KVP kann diese Daten ebenfalls nutzen um Erkenntnisse über Durchlaufzeiten, Variationen, Fehlerquellen und vieles mehr zu gewinnen.

Während die Methodiken für KVP wie Lean-Six-Sigma ein sehr klares Vorgehen haben, ist man in der Realität leider meist mit weiteren ganz praktischen Herausforderungen konfrontiert. Jeder der im Rahmen von KVP Initiativen bereits zu tun gehabt hat, kennt wahrscheinlich die folgende Situationen.

In solchen Fällen kann ein KVP Programm, welches mit dem internen RPA Programm verbunden ist, entsprechende Blocker oft umgehen. Die notwendigen zusätzlichen Schritte oder die fehlenden System-Funktionalitäten können vielleicht kosten-effizient von Bots übernommen werden. Selbst wenn solche Quick-Wins dann nicht für die Ewigkeit bestehen und grössere Optimierungen an Prozesse und Systemen später immer noch umgesetzt werden, kann der RPA Einsatz helfen, dass sich Mehrwerte aus dem KVP Programm schneller realisieren lassen und das Momentum so nicht gänzlich verloren geht.

Wie wir also sehen, kann KVP ein stetiger Input-Kanal für neue RPA Automatisierungen sein, während RPA entsprechenden KVP Programmen oft helfen kann, notwendige Voraussetzungen zur Realisierung von Optimierungen zu schaffen. Beide Programm können wesentlich voneinander profitieren.

Im nächsten Gedankenschritt wären auch gemeinsame Initiativen anzudenken, wo die Prozesse-Analyse von entsprechenden Experten aus beiden Welten gemeinsam angegangen werden, um die Möglichkeiten zur Prozess-Optimierungen und -Automatisierung gesamtheitlich heraus zu kristallisieren und diese in einem gemeinsamen Portfolio zu verwalten.