Die Durchführung der Buchungsläufe beanspruchte die internen Material- und Warenwirtschaftssysteme enorm. Unternehmensweit führten Zahlungs- und Buchungsläufe zu einer signifikanten Belastung der IT-Infrastruktur und blockierten Mitarbeitende während dieser Läufe an ihren Rechnern. Um diese Effekte schon vor der Automatisierung zu minimieren, wurden Buchungsläufe auf Randzeiten, wie zum Beispiel Freitagnachmittag, verlegt, was zu teils unangenehmen Arbeitszeiten für die Mitarbeitende führte.

Als dieses Projekt an uns getragen wurde, war sofort klar, dass eine der grössten Stärken der Robotic Process Automation zum Tragen kommen wird: Die Möglichkeit, Aufgaben automatisiert und dennoch detailliert überwacht durchzuführen und dies vor allem ausserhalb der regulären Geschäftszeiten.

In enger Zusammenarbeit mit dem neuen Einkaufsleiter und dem Einkaufsteam wurde zügig und präzise eine Prozessbeschreibung erarbeitet, die sowohl die IT-Infrastruktur als auch die Mitarbeitende der Fachabteilung entlasten würde. Der sogenannte grosse Buchungslauf wird nun jeden Abend automatisiert ausgeführt. Aufgrund der modularen Programmierung konnten so innerhalb von kurzer Zeit mehrere Bereiche (genannt Mandanten) zum Buchungslauf dynamisch hinzugenommen werden.

Fortlaufend werden mit grossem Erfolg spät abends Buchungsläufe automatisiert ausgeführt und geprüft. Die Modularität der Lösung bringt nicht nur die Option Mandanten hinzuzufügen mit sich, sondern auch in den Reports der Buchungsläufe neu auftauchende Fehler zu automatisieren. So kann es unter anderem sein, dass Fehler wiederholend auftauchen und zukünftig durch den Bot übernommen werden können. Hierbei hilft das automatisierte und standardisierte Reporting, das Spannungsfeld zwischen zeitnaher Bereitstellung und der Qualität der Daten effizient zu managen.

Der Fachbereich des Einkaufswesens wird somit stark entlastet und die Automatisierung schafft rundum Zufriedenheit.