In einer Zeit, in der Unternehmen stets nach Effizienzsteigerungen streben, hat die digitale Automatisierung auch in den unterstützenden Geschäftsbereichen an Bedeutung gewonnen. Diese Fallstudie widmet sich einem konkreten Automatisierungsprojekt im Bereich des Human Resources Management. Die strategische Entscheidung, Prozesse im HR-Bereich zu automatisieren, spiegelt die Bestrebungen wider, nicht nur Zeit und Ressourcen zu optimieren, sondern auch eine höhere Genauigkeit, bessere Datenverwaltung und erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen.

In diesem spezifischen Fall ging es um die Jubiläumsbonus-Berechnungen beim Universitätsspital Basel (im Folgenden USB). In enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich und dem Robotics Team von USB, durften wir auf Basis der UiPath RPA-Plattform eine Automatisierung entwickeln, welche den Fachbereich bei diesen teilweise komplexen Berechnungen nun tatkräftig unterstützt.

Warum war dieser Prozess so komplex?

Die komplexe Natur der Jubi-Berechnung überraschte die Ikava Mitarbeiter im ersten Gespräch mit dem USB. Die Komplexität war derart hoch, dass die Dokumentation der Berechnung ungefähr 50 Seiten DIN A4 in Anspruch nahm. Dieses Maß an Komplexität machte den manuellen Berechnungsprozess nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Zudem mussten die Daten für die Berechnung pro Jubi-berechtigtem Mitarbeiter manuell aus verschiedensten Stellen des SAP HR-Systems gezogen werden.

Warum RPA?

Schon in den ersten Gesprächen mit dem Fachbereich erkannte das USB Robotics Team das Automatisierungs-Potenzial in diesem Prozess. Aufgrund der Einfachheit, mit der die UiPath Bots auf die benötigten Daten im SAP zugreifen können, sowie der vollkommenen Flexibilität bei der Abbildung der Regellogik, bot sich die Automatisierung via RPA an.

In enger Zusammenarbeit mit den erfahrenen UiPath Experten von Ikava wurde so schliesslich das Regelwerk «Bot-konform» aufgearbeitet, die benötigten Datenquellen im SAP dokumentiert und der Output als MS Excel Datei definiert. In ständiger Abstimmung mit dem Fachbereich, wurde die Lösung dann von der Ikava umgesetzt.

War das Projekt schlussendlich ein Erfolg?

Das erklärte Ziel bestand stets darin, die Zeit und den Aufwand für manuelle Berechnungen massiv zu reduzieren und gleichzeitig Fehler, die mit der Komplexität der Aufgabe verbunden sind, zu minimieren.

Bereits während der ersten Testphase wurden dabei die Vorteile aber auch die Limitierungen der automatischen Berechnung deutlich. Es wurden Sonderfälle identifiziert, welche der Bot nicht vollständig selbständig berechnen kann (zum Beispiel, weil historische Daten noch aus anderen Quellen hinzugezogen werden müssen). Die grosse Mehrzahl der Fälle, kann der Bot aber berechnen und übertrifft dabei sogar die manuellen Berechnungen in Punkto Präzision. Des Weiteren hilft die Nachvollziehbarkeit, welche durch die durchgängige Dokumentation der vom Bot ausgeführten Berechnung erreicht wurde, mögliche Unklarheiten in den Stammdaten selbst aufzudecken.

Die korrekte automatisierte Anwendung der komplexen Regeln in verschiedensten Variationen wurde bei den monatlichen Berechnungen durch das HR-Team während dem Parallellauf und dem gleichzeitigen Abgleich mit den manuellen Berechnungen kontinuierlich kontrolliert und in Zusammenarbeit mit Ikava fortlaufend optimiert.

Am Ende der Projektphase war das Vertrauen in die automatische Berechnung dann soweit hergestellt, dass sich die monatliche Prüfung lediglich noch auf Stichproben beschränkte. Der Aufwand wurde erheblich reduziert und die Qualität der Berechnungen konnte nicht zuletzt auch durch die lückenlose Nachvollziehbarkeit gesteigert werden.

Das Projekt war damit in Summe ein absoluter Erfolg. Die neue Automatisierung reiht sich ein, in die Serie von RPA-Automatisierungen, welche das USB HR-Team heute bereits tatkräftig bei den verschiedensten administrativen Tätigkeiten unterstützen.