Das Seniorenzentrum Aumatt (SZA) ist eine gemeinnützige Stiftung mit Sitz in Reinach BL. Hier finden pflegebedürftige wie auch selbständige Betagte – in erster Linie Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde Reinach – ein Zuhause in familiärer, von Respekt getragener Atmosphäre.

Zu den täglichen Aufgaben der rund 250 Angestellten im SZA zählen unter anderem auch eine Vielzahl an administrativen Tätigkeiten, welche die Beratung und Begleitung der Bewohnerinnen und Bewohner unterstützen.

Um die Effizienz der administrativen Prozesse zu optimieren, kommen im SZA auch moderne Technologien zum Einsatz. Unter anderem setzt das SZA seit Kurzem auf eine Kombination von Microsoft Power Apps und der UiPath Robotic Process Automation Lösung, mit dem Ziel mittelfristig verschiedene Vorgänge zu digitalisieren und zu automatisieren.

Ausgangslage

Im Rahmen eines Pilot-Projekts wurde als erster Prozess die tägliche Bestellung von Bäckereiwaren angegangen. Bisher wurde pro Abteilung im SZA ein papierbasiertes Formular ausgefüllt, welche Brote und Brötchen die Bewohnerinnen und Bewohner der Abteilung gerne am nächsten Tag wünschen. Diese Formulare wurden dann dem Küchenpersonal übergeben, welches eine Sammelbestellung aller Artikel bei der Bäckerei via Mail aufgab.

Am nächsten Tag bei Wareneingang erfolgte die Verteilung der Artikel an die Abteilungen durch die Küche. Dazu wurde pro Abteilung eine separate Kiste mit den jeweiligen Artikeln vorbereitet, welche gemeinsam mit dem Papierformular vom Vortag dann an die Abteilung übergeben wurde. Anhand der zusätzlichen Notizen auf dem Formular, wurden die Backwaren dann auf der Abteilung an die jeweiligen Bewohnerinnen und Bewohner verteilt.

Automatisierung

(Lieber als Video anschauen?)

Neu werden die täglichen Bestellungen vom Abteilungspersonal in einer übersichtlich gestalteten MS Power App erfasst. Die Eingabe erfolgt in der Regel über Surface-Tablets, welche von den Abteilungen schon vorher für verschiedene Zwecke genutzt wurden.

Die in enger Zusammenarbeit mit den SZA-Fachverantwortlichen entwickelte App, bietet eine optisch ansprechende, minimalistische Oberfläche, angepasst an die SZA Corporate Identity. Nach der Auswahl der Abteilung und des zu bestellenden Tages, werden die verfügbaren Artikel den Benutzern zur Eingabe der gewünschten Anzahl angezeigt.

Verschiedene Komfortfunktionen, wie etwa Hinweise, wenn bei Wochenenden oder Feiertagen die Folgetage auch bereits mitbestellt werden sollen, runden das Benutzer-Erlebnis ab. Selbstverständlich können eingereichte Bestellungen bis zum effektiven Übertrag an die Bäckerei auch in der App wieder editiert werden. Die Stammdaten wie Abteilungen oder Artikel können durch die dazu vorgesehenen Benutzer jederzeit selbständig gepflegt werden.

Im Hintergrund agiert ein UiPath Bot nach einem fest definiertem zeitlichen Ablaufplan. Dabei prüft er zuerst die Bestellungen und informiert das Küchenpersonal, falls Abteilungen bis zum vorgesehenen Zeitpunkt noch nicht bestellt haben. Später berechnet der Bot die Gesamtzahlen für die Sammelbestellung an die Bäckerei und sendet diese via Mail selbständig ab. Mittels eines Links in der Mail kann die Bäckerei den Auftrag bestätigen.

Schlussendlich erstellt und druckt der Bot ein PDF, mit jeweils einer Seite pro Abteilung und deren bestellten Artikel und Notizen. Diese Seiten repräsentieren die früheren papierbasierten Formulare, welche am nächsten Tag zwecks Verteilung an die Bewohnerinnen und Bewohner immer noch physisch zusammen mit den Backwaren an die Abteilungen geliefert werden.

Ausblick

Die Brotbestellung-App, welche SZA-intern liebevoll auf den Namen Martina getauft wurde, ist beim Abteilungspersonal sehr gut angekommen. Auch der Bot im Hintergrund, intern auf den Namen Roger Serves getauft, erfreut sich beim Küchenpersonal grosser Beliebtheit als Unterstützer beim täglichen Bestell- und Verteilprozess.

Die Fachverantwortlichen haben bereits eine Vielzahl an weiteren Ideen, wo Roger Serves und seine Apps sonst noch zur Anwendung kommen könnten. Immer mit dem Ziel vor Augen, das Personal von administrativen Tätigkeiten weiter zu entlasten, damit im SZA noch mehr Zeit für die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner zur Verfügung steht.