Zusammenfassung

Die eHealth Plattform für elektronischen Kostengutsprachen (eKoGu) erlaubt es Spitälern und Ärzten in der Schweiz, medizinische Leistungen, welche ausserhalb des Wohnkantons der Patienten erbracht wurden, zentral zu erfassen und damit den Genehmigungsprozess der zuständigen Gesundheitsdirektion anzustossen.

Die Genehmigung durchläuft dabei verschiedene Schritte wie z.B. eine administrative Prüfung, den Entscheid auf Ebene Kantonsarzt sowie die Rückmeldung an die Leistungserbringerin.

In der Vergangenheit wurden die Daten zur Erfassung im Unispital aus mehreren Quellen mit Medienbrüchen und teils auch in Papierform zusammengetragen und dann im browserbasierten eKoGu Portal eingetragen.

Im Sinne einer Prozessoptimierung wurde in Zusammenarbeit mit dem verantwortlichen Fachbereich und dem Unispital Robotics Team eine RPA-Lösung realisiert, welche sich die relevanten Daten für die Erfassungen direkt aus dem internen SAP System zieht und die Erfassung im eKoGu Portal dann selbständig vornimmt.

Die verantwortliche Fachabteilung erhält täglich einen Report der Verarbeitung und kann so die Erfassungen bei Bedarf nochmals kontrollieren und wo notwendig ergänzen.

Mit dem neuen Bot-gestützten Prozess konnte das Unispital somit nicht nur die Geschwindigkeit der Verarbeitung erhöhen und den manuellen Aufwand reduzieren, sondern darüber hinaus auch die Fehlerquote beim Einreichen der Daten minimieren.

250 Erfassungen / Monat

16 Std. weniger Aufwand / Monat

Highlights

  • Schnittstellenlose Anbindung des eKoGu Portals

  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch tägliches Reporting

  • Wiederholte Verarbeitung im Falle temporärer Nichtverfügbarkeit des eKoGu Portals

Kundenstimme

Die Zusammenarbeit mit der Ikava war stets professionell und zielführend. Die Umsetzung unserer Wünsche und Anpassung erfolgte stets sehr zeitnah.
Durch die Unterstützung des Bots, können wir diesen daten-intensiven Prozess nun wesentlich schneller und konsistenter behandeln.

Sogar teilweise auftretende Inkosistenzen im eKoGu Portal selbst, können durch den Roboter sauber abgefangen und behandelt werden.

U. Schmitz, Teamleitung Stationäre Fakturierung, Universitätsspital Basel

Prozessablauf

  • 1

    SAPLesen der relevanten Patientendaten aus SAP

  • 2
    RPAAnreichern der Daten gemäss definierten Regeln
  • 3
    WebEintragen der Daten in eKoGu Web-Portal
  • 4
    RPAVersenden des Reports zur Kontrolle