Die eHealth Plattform für elektronischen Kostengutsprachen (eKoGu) erlaubt es Spitälern und Ärzten in der Schweiz, medizinische Leistungen, welche ausserhalb des Wohnkantons der Patienten erbracht wurden, zentral zu erfassen und damit den Genehmigungsprozess der zuständigen Gesundheitsdirektion anzustossen.

Die Genehmigung durchläuft dabei verschiedene Schritte wie z.B. eine administrative Prüfung, den Entscheid auf Ebene Kantonsarzt sowie die Rückmeldung an die Leistungserbringerin.

In der Vergangenheit wurden die Daten zur Erfassung im Unispital aus mehreren Quellen mit Medienbrüchen und teils auch in Papierform zusammengetragen und dann im browserbasierten eKoGu Portal eingetragen.

Im Sinne einer Prozessoptimierung wurde in Zusammenarbeit mit dem verantwortlichen Fachbereich und dem Unispital Robotics Team eine RPA-Lösung realisiert, welche sich die relevanten Daten für die Erfassungen direkt aus dem internen SAP System zieht und die Erfassung im eKoGu Portal dann selbständig vornimmt.

Die verantwortliche Fachabteilung erhält täglich einen Report der Verarbeitung und kann so die Erfassungen bei Bedarf nochmals kontrollieren und wo notwendig ergänzen.

Mit dem neuen Bot-gestützten Prozess konnte das Unispital somit nicht nur die Geschwindigkeit der Verarbeitung erhöhen und den manuellen Aufwand reduzieren, sondern darüber hinaus auch die Fehlerquote beim Einreichen der Daten minimieren.