In diesem ersten Blogeintrag in einer neuen Serie zum Thema MS Power Platform möchten wir eine Übersicht über die Bestandteile und die Funktionalitäten der Plattform geben. Wir wünschen viel Spass beim Lesen.

Die Power Platform ist mehr als nur eine technologische Lösung; sie ist ein Ökosystem, das  verschiedene Microsoft-Lösungen – von Office 365 über Azure bis hin zu Dynamics 365 – verbindet und Nutzern ermöglicht, nahtlos zwischen den Diensten zu wechseln, sie zu integrieren und zu erweitern. Somit dient sie Unternehmen als Brücke für Ihre digitale Transformation, die ihre Prozesse weiterentwickeln möchten. Sie ermöglicht die schnelle Entwicklung massgeschneiderter Anwendungen (Power Apps) sowie die Abbildung entsprechender Prozesslogiken (Power Automate) zur Verbindung von Apps untereinander, sowie mit Drittsystemen. Dieses Grundgerüst wird durch verschiedene Lösungen (siehe Tabelle 1) ergänzt, um Mehrwerte zu schaffen.

Nachfolgend möchten wir auf die beiden zentralen Bestandteile der Power Platform eingehen.

Der Name deutet es bereits an: Power Automate ist das Herzstück der Power Platform, wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen, sich wiederholenden Aufgaben oder im einfachsten Fall, um das Senden von Benachrichtigungen geht. Dieses Tool spielt eine Schlüsselrolle bei der Implementierung digitaler Prozessautomatisierungen. Die Low-Code- und Drag-and-Drop-Lösung ermöglicht sowohl die Nutzung vorgefertigter Bausteine als auch die Erstellung eigener Bausteine. Diese Bausteine können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: Trigger, die den Start von Workflows initiieren, und Aktionen, die Daten verarbeiten und Prozesse auslösen.

Ein praktisches Beispiel kann das Potenzial von Power Automate verdeutlichen. Nehmen wir an, Mitarbeiter Max soll jeden Dienstag ein Excel-Dokument in einem SharePoint-Ordner speichern und seinem Kollegen Loris darüber informieren. In diesem vereinfachten Beispiel besteht die Aufgabe darin, ein Excel-File abzulegen und anschliessend eine E-Mail-Benachrichtigung zu versenden, dass die Datei mit dem Namen “daten.xlsx” im Laufwerk gespeichert wurde.

Wie könnte dieser Use Case automatisiert werden? Wir beginnen mit dem Einrichten eines Triggers, der überwacht, ob ein neues Excel-Dokument im Laufwerk liegt. Wird ein neues Dokument erkannt, startet der Workflow, der zuerst den Namen des Excel-Dokuments “daten.xlsx” und den Speicherpfad ausliest. Nach dieser Aktion wird eine standardisierte E-Mail versendet, die den Kollegen Loris darüber informiert, dass die Datei im entsprechenden Ordner abgelegt wurde.

Durch die Automatisierung im Low-/No-Code Ansatz und die tiefe Integration mit der Microsoft-Umgebung (O365 Sharepoint und Mail) lässt sich eine solche einfache Automatisierung mit Power Automate innert weniger Minuten aufsetzen.

Obwohl dies nur ein vereinfachtes Beispiel für die Nutzung von Power Automate ist, zeigt es doch das enorme Potenzial zur Vereinfachung wiederkehrender Aufgaben auf. Dies trifft insbesondere zu, wenn auch komplexere Abläufe als in unserem Beispiel automatisiert werden sollen. Wichtig ist jedoch zu betonen, dass jede Automatisierung bestehender Prozesse kritisch geprüft werden sollte und es sinnvoll ist Verbesserungspotenziale im Prozess zu identifizieren, bevor dieser automatisiert wird. Nachdem wir gesehen haben, wie Automatisierungen von Prozessen mit Power Automate umgesetzt werden können, stellt sich die Frage, wie wir Prozesse benutzerfreundlicher mit der Power Platform gestalten können. Dabei kommen wir zur Frage, was genau Power Apps sind und wofür sie genutzt werden.

Die Low und No-Code Lösung von Microsoft für die Entwicklung eigener GUIs eignet sich sowohl für Einsteiger, Citizen Developer als auch für professionelle Softwareentwickler. Die Plattform ermöglicht die Entwicklung von Apps für Smartphones, Tablets und als Web-Applikationen. Zudem lassen sich Anwendungen leicht versionieren und bereitstellen. Darüber hinaus können Entwickler zwischen zwei Hauptansätzen wählen: den Canvas Apps und den Modell Driven Apps.

Canvas Apps, auch als “Pixel-perfect Apps” bezeichnet, ermöglichen die Erstellung individualisierter Apps. Diese Apps können sehr leicht Funktionen wie Buttons, Menüs, Ansichten, Digital-Signaturen und sogar Kamerafunktionen des Endgeräts integrieren. Canvas Apps sind ideal, um spezifische Geschäftsprozesse abzubilden oder wenn ein hohes Mass an Individualisierung und Anpassung erforderlich ist.

Modell Driven Apps hingegen sind datenbasiert. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Strukturierung und Verwaltung von Daten. Sie sind für komplexe Geschäftsanwendungen ausgelegt, die eine tiefe Integration mit einer Datenbank erfordern. In gewisser Weise können sie als ein “ERP-System light” betrachtet werden. Bei Modell Driven Apps gibt es Navigationsmenüs sowohl auf der linken als auch auf der oberen Seite, die eine individuell gestaltbares Fenster umrahmen. Standardmässig zeigt diese Maske eine Tabelle zur Datenverwaltung an, die an das Dataverse angeschlossen ist.

Das Dataverse, früher bekannt unter dem Namen “Common Data Service”, ist ein von Microsoft bereitgestellter Datenbankservice. Dieser Service bietet umfassende Tools und Dienste für Datenverwaltung, Integration, Sicherheit und Anwendungsentwicklung. Als elementarer Bestandteil der Power Platform ermöglicht das Dataverse die nahtlose Integration von Anwendungen und Workflows in genannte Microsoft-Produkte. Neben der Datenlagerung in relationaler Struktur zeichnet es sich durch hohe Flexibilität und Sicherheit aus. Die Daten werden in der Cloud gespeichert, und durch rollenbasierte Berechtigungen wird eine präzise Zugriffskontrolle gewährleistet. Es stellt somit ein robustes Backend zur Verfügung, das Entwicklern den Aufbau einer neuen Datenbank von Grund auf erspart. Das Dataverse wird insbesondere von MS Dynamics 365 und Power Platform-Anwendungen als zentrales Speicher- und Verwaltungsbackend genutzt.

Abschliessend ist es wichtig zu betonen, dass die Wahl zwischen Canvas und Modell Driven Apps von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Projekts abhängt. Es bietet Entwicklern und Unternehmen Flexibilität, je nachdem, welcher Ansatz am besten zu ihren Bedürfnissen passt.

Die Power Platform hat in der Geschäftswelt transformative Kraft. Unternehmen wie Pepsi-Cola, Ikea oder die Züricher Versicherungsgruppe sind prominente Vertreter der Power Platform. Durch die Implementierung der Power Platform konnten sie nicht nur ihre Betriebsabläufe optimieren, sondern auch ihre Effizienz und Produktivität steigern.

In der heutigen digitalen Landschaft existieren zahlreiche Programmiersprachen, Tools und Plattformen, die oft als umfassende Lösungen für alle Anforderungen dargestellt werden. Dennoch hebt sich die Power Platform durch ihre spezifische Ausrichtung auf Microsoft-Produkte hervor. Im Gegensatz zu anderen Lösungen bietet sie eine tiefe «out-of-the-box» Integration mit Office 365, Sharepoint, Azure und weiteren, und ermöglicht in diesem Kontext eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen diesen.

Jenseits der technologischen Fähigkeiten bietet die Power Platform auch ein kosteneffizientes, wirtschaftliches Modell. Mit flexiblen Lizenzierungsoptionen stellt Microsoft sicher, dass Unternehmen jeder Grösse von der Plattform profitieren und ihre Budgets einhalten können.

Darüber hinaus ist in Zeiten der Schlagwörter «Generative AI», «Large Language Models (LLMs)» und «ChatGPT» mit Microsofts strategischem Investment in OpenAI eines gewiss: Die Microsoft Power Platform wird höchstwahrscheinlich weiterhin eine dynamisch wachsende und sich ständig weiterentwickelnde Plattform sein, die auf dem neuesten Stand der KI-Technologie bleibt und Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.

In unserem nächsten Beitrag werden wir die erweiterten Möglichkeiten der Power Platform beleuchten und uns unter anderem dem Thema Robotic Process Automation (RPA) widmen. Obwohl die Power Platform mit Power Automate Desktop bereits eine RPA-Lösung anbietet, gibt es spezialisierte Anbieter wie UiPath, die sich exklusiv auf Robotic Process Automation konzentrieren. Als Marktführer im Bereich RPA stellt UiPath Automatisierungslösungen zur Verfügung, die insbesondere in komplexen Szenarien oder bei der Integration von Legacy-Systemen herausragen. Doch wie kann UiPath potenzielle Lücken in der Power Platform schliessen? Und welche Vorteile ergeben sich, wenn beide zusammenarbeiten?